【政策解讀】電子文件歸檔和電子檔案管理標準信息包結構分析

此標準中的歸檔信息包（ASIP）分為說明文件和電子檔案文件夾。說明文件以XML格式存儲了關鍵的元數據信息，包括信息包標識、創建者、創建時間等。電子檔案文件夾則包含了電子公文的正文及其附屬文件，如OFD文檔、圖片、音頻等。

文件夾組織方式:信息包內多份歸檔電子公文以《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2015）規定的分類方式為依據進行組織，一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類。

黨政機關電子公文歸檔信息包結構

該信息包同樣是歸檔信息包，特定于政務服務事項。其內容包括辦理過程中產生的電子文件和相關元數據，通常以ZIP格式存儲，便于管理和歸檔。此標準還提供了一般結構和嵌套結構，在變更或補正信息時能有效組織相關文件。

文件夾組織方式:依據政務服務事項類型的不同，按照給出的“行政許可事項、行政處罰事項、行政強制事項、行政征收事項、行政給付事項、行政檢查事項、行政確認事項、行政獎勵事項和行政裁決事項”的歸檔材料目錄分類并排列順序。

政務服務事項電子文件歸檔信息包一般結構

政務服務事項電子文件歸檔信息包嵌套結構

該標準針對移交信息包（TSIP），結構上包括說明文件、目錄文件、全宗文件夾和其他文件夾。說明文件詳細描述了移交的載體和電子檔案的基本信息，有助于確保接收單位能正確理解和歸檔相關材料。

文件夾組織方式:全宗文件夾下，按具體的分類層次組織文件夾。

電子檔案移交信息包結構（以“件”的方式整理）

此規范的保存信息包（AIP）結合了說明文件、目錄文件和會計檔案文件，適用于沒有電子會計檔案管理系統的單位。結構設計上，目錄文件記錄了詳盡的會計資料信息，以確保檔案清晰有序。

文件夾組織方式:（1）電子會計憑證一般按時間組卷，按記賬憑證號組件，卷內電子會計憑證按憑證號先后順序排列，件內按記賬憑證、原始憑證、其他附件的順序排列。實行電子會計憑證分類的，按類型結合時間組卷。（2）電子財務會計報告和電子會計賬簿可按照各單位會計檔案分類方案設置文件夾。

目錄文件（電子會計檔案登記表）

電子會計檔案存儲結構

電子會計憑證存儲結構

此標準面的信息包包括說明文件和標段文件夾，其中文件夾的組織形態將檔案以招標、投標等階段進行整理，提升了檢索的效率。

文件夾組織方式：以標段（包）為單位進行整理，一個標段（包）為一卷。卷內為電子檔案組合，按招標、投標、開標、評標、中標（定標）等分階段整理文件，一階段為一個組合文件。如招標階段歸檔文件為一個組合文件，組合文件順序根據招標投標活動程序先后決定。

招標投標電子文件歸檔信息包一般結構

該標準同樣屬于保存信息包（AIP），其結構遵循業務子系統和年度分類法，以適應不同企業的管理需求。

文件夾組織方式：（1）業務子系統（或文件類型）—年度分類法；（2）年度—業務子系統（或文件類型）分類法；（3）業務子系統—文件類型—年度分類法；（4）年度—業務子系統—文件類型分類法。

ERP系統電子檔案離線存儲載體存儲結構

通過深入分析各類電子檔案信息包的結構，可以清楚看到標準化對提升檔案管理效率的重要性。信息包不僅是電子檔案管理的必要工具，更是實現數字化轉型的重要基石。

面對日益增長的數字信息，我司軟件產品結合電子文件歸檔和電子檔案管理信息包應用，在數據安全性方面，實現了加密存儲與精細的訪問控制，有效防止敏感信息泄露，同時數據備份與恢復更加便利，減少因意外導致的數據丟失風險。在合規性方面，能夠精準契合各行業特定的標準和法規要求，其元數據提供的審計與追溯功能，有力支撐內部與外部審計工作。在業務協同層面，極大地促進了單位內部跨部門的數據共享與協作，推動項目進程，助力供應鏈上下游順暢進行信息交互，優化供應鏈管理流程，全面提升單位運營效率與管理水平。

來源 | 軟件產品事業部

編輯 | 譚恩杰

審核 | 秦建軍

終審 | 郭涇